Alla vill vara det centrala systemet

När man jobbar med IT-system är dagarna förbi där vart och ett av systemen fungerade helt isolerade från varandra. Borta är skräcken från förr med att samköra register, nu förväntar vi oss att uppgifterna från ett system är tillgängligt i de andra. Frågan är bara, finns det ett centralt system eller behöver man tänka annorlunda?

Vilket är det centrala systemet?

Ofta brukar man tänka sig att det system som innehåller mest information i företaget är det mest centrala systemet. Så var det också tidigare när ett system var ett gigantiskt program som var helt ihopkopplat i sig själv och alla funktioner man kunde köra var inbyggt i det systemet. Idag ser det sällan ut så, även de stora systemen är nedbrutna i moduler som man kan välja att använda eller som går att ersätta med alternativa moduler.

Vi som jobbar med många olika system brukar ofta titta på vilket som är det centrala systemet per huvudprocess i företatgets verksamhet och vilka system är stödjande för huvudprocessen för att titta vidare på hur man kan tänka.

Det är inte heller ovanligt att det finns kluster av system som hänger ihop som egentligen inte behöver kommunicera med varandra där ett huvudsystem kan innehålla flera delsystem.

Jag skulle därmed vilja påstå, trots att jag dagligen jobbar med ERP-system, att det inte längre finns ett centralt system som innehåller allt, men det kan finnas flera processer som delar samma system.

Var uppstår intäkterna i företaget?

Man vill såklart ha möjligheten att skala sin verksamhet och få hjälp av sina IT-system för att kunna få så stora intäkter som möjligt genom så lite arbete som det är möjligt. Det är såklart här man har ett ERP (Enterprise Resource Planning) tilldär man får en möjlighet att hantera företagets resurser och ekonomi, både för att lösa den dagnliga verksamheten men också för att planera framåt. Däremot är det sällan så att intäkterna och försäljningen händer direkt i ERP-systemet idag.

Här är några olika exempel på där man kan få in sin försäljning från olika kanaler.

  • Primär försäljningskanal
  • Sekundär försäljningskanal
  • Övriga försäljningskanaler
  • Eftermarknad och tillbehör
  • Relaterade tjänster
  • Återkommande försäljning till befintlig kund

Lite beroende på vilken typ av verksamhet man har, om man säljer prylar eller om man säljer tjänster eller en kombination så kan det såklart se olika ut, men här tittar vi på när man säljer fysiska produkter.

ERP-systemets roll

Ett ERP-system är bra att på ta in data från olika källor, behandla det och sedan skicka vidare det runt i företagets olika processer och skapa ett spår av ekonomiska transaktioner längs vägen.

Tittar man på t.ex. Business Central från Microsoft så har man lyckats väldigt bra för att skapa ett system där en användare som loggar in arbetar med funktioner utifrån sin roll. Man behöver inte använda alla funktioner i systemet bara för att de finns där, men de dokument som skapas i systemet finns till för att skapa transaktioner i olika delar av företagets flöden.

Man får då fyra val i hur man vill arbeta med sitt ERP och de olika processer man använder det för att stödja:

  • Använda ERP-systemets standardfunktionalitet
  • Anpassa ERP-systemets standardfunktioner för att uppfylla kraven
  • Bygga funktioner inne i ERP-systemet för att uppfylla kraven
  • Använda ett externt system som fungerar som en del i processen

System efter process

Jag skulle vilja påstå att det man framför allt ska jobba med i sitt företag är att finna processerna som får företaget att fungera. Fokusera på hur processerna fungerar och vilka huvudsakliga steg som finns i dessa processer. Detaljera inte ner dem på en allt för detaljerad nivå, för då går man från att beskriva vad processen fyller för syfte till att beskriva hur processen går till i detalj.

Exempel försäljning B2B med innesälj

För ett företag som arbetar med all försäljning med innesäljare som stansar order mot kundunika priser och kundunika rabatter där man jobbar med ett fåtal kunder per säljare och många artiklar per order och kanske säljer sådant som inte finns i lager kan det vara helt optimalt att använda ERP för att registrera order.

Försäljning online

För ett företag som säljer billiga produkter till slutkonsument som ska skickas från eget lager och där man hanterar betalningar via en betalningsleverantör som tar hand om hela betalningsprocessen gällr det att lägga så lite tid på varje order som möjligt från ett resursperspektiv och då är det troligt att en programvara för försäljningskanalen som optimerar för smidiga köp och enkel hantering som t.ex. något av alla de system som finns för e-handel.

Försäljning i butiker

För ett företag som säljer i butik gäller det att man i försäljningssituationen ska ge stöd för den som arbetar i butiken för att sälja rätt vara till rätt pris och gärna kunna jobba med både upp- och merförsäljning med stöd av systemet.

Olika kanaler, samma flöde

Det handlar om försäljning i alla lägen, men det är tre olika försäljningskanaler och inte helt sällan finner man dessa tre och fler flöden i samma bolag. När man står inför att skaffa ERP tänker man att det naturliga är att koppla samman vart och ett av dessa system för att komma in i ERP var för sig.

graph TD
  ECOM(E-handel) --> |Försäljnningsorder| ERP
  POS(Kassasystem) --> |Faktura/Kreditnota| ERP
  B2BORDER(B2B orderläggning) --> |Försäljningsorder| ERP
  ERP --> |Utleveranser|LOGISTIK(WMS)
  ERP --> |Information om köp och leveranser|CRM

I kartan ovan ser man att e-handeln och B2B-systemet skickar in försäljningsorder till affärssystemet (ERP). Här skickar kassasystemet kvitton som är varor som både är sålda och utlevererade samt varor som returnerats in igen och det kan då skapas som försäljningsfakturor och kreditnotor i affärssystemet.

Man har ett lagersystem (WMS) för att kunna leverera varor till kunderna och ett CRM för att kommunicera med kunderna om gjorda köp och utförda leveranser.

I princip ser det ju ganska enkelt och rättfram ut när alla delar är separata öar och ingen har något behov av att kommunicera med varandra.

Det finns även leverantörer som valt att bygga ihop alla dessa funktioner så att allt kan skötas inne i ERP-systemet så att ingen integration behövs alls.

Hur man kopplar samman systemen

Systemintegration är ofta det som sätter begränsningarna för vilka kopplingar som ska göras. Man vill dela data mellan systemen, men det finns inte färdiga kopplingar för att koppla alla system till varandra.

Det finns utmaningar, men också lösningar, bara man har i åtanke att integrationerna är till för att flytta det som behövs från ett system för att kunna fortsätta behandla informationen man fått från det tidigare systemet i processen, göra sitt arbete och sedan rapportera vidare eller tillbaka till nästa steg.

Problemet med integrationsspagetti

Så snart man lägger på flödet med säljbara saldon per lagerställe och gör det möjligt att i e-handeln kunna se lagersaldot i butik samt att man kan se framtida inköpsorder i B2B-ehandeln via bekräftade inköpsorder så blir det snabbt en helt annan bild som växer fram som inte alls är så ren och fin som den man började med.

graph TD
  ECOM(E-handel) --> |Försäljnningsorder| ERP
  POS(Kassasystem) --> |Faktura/Kreditnota| ERP
  POS --> |Saldo i butik|ECOM
  B2BORDER(B2B orderläggning) --> |Försäljningsorder| ERP
  ERP --> |Utleveranser|LOGISTIK(WMS)
  ERP --> |Information om köp och leveranser|CRM
  ERP --> |Priser|B2BORDER
  LOGISTIK --> |Lagersaldon|ECOM
  LOGISTIK --> |Utlevererade order|CRM
  ECOM --> |Hämta i butik|POS
  ERP --> |Aktuellt och kommande saldo|B2BORDER
  CRM --> |Kunder|POS
  ECOM --> |Produktinformation med bilder|CRM

Man får detta att fungera i många lösningar såklart, men det skapar i min åsikt väl så många olika typer av integrationer där data som handlar om samma sak flyttas mellan system på ett sätt där det lätt blir svårt att förlora överblicken.

Det är heller inte alls konstigt att det blir så här, för gänget som jobbar med försäljningen och ser till att det kommer intäkter har kanske en större budget, då de bidrar positivt till företagets utveckling och det är naturligt att det är e-handelsgänget som bekostar projektet med att göra butikernas lagersaldo synligt i e-handeln.

Gänget som jobbar med den automaserade marknadsförängen är också framgångsrika och de vill såklart se till att göra en 360-vy över all kommunikation med kunden och vill samla information från alla system så snart den är tillgänglig. Man vill kunna bygga vidare på sina automationer och har då en budget att jobba med att få in extra bra produktinformation från e-handeln och fler transaktionstyper från WMSen.

De som sitter med ERPn har sin förvaltningsbudget och får ägna sin budget åt att förbättra rapporter och layouter på fakturor samt köpa stöd för redovisning och användarutbildning och den budgeten räcker inte till några utsvävningar inom integrationer.

Meddelandedriven integration

En princip som funnits länge men som varit dyr att investera i är tekniken med en integrationsplattform som tar emot meddelanden, filtrerar, transformerar och sedan distribuerar informationen till rätt mottagare.

I och med att allt fler system flyttar ut i molnet har det också gjort det möjligt att lyfta upp informationen i en sådan integrationsplattform så att man kan bestämma vem som får kommunicera vilken typ av meddelanden och vilka som är intresserade för att ta del av den informationen.

Exempel med orderflödet

graph TD
  ECOM(E-handel) --- |Försäljnningsorder| ESB(Enterprise Service Bus)
  POS(Kassasystem) --- |Kvitton och returer|ESB
  B2BORDER(B2B ordersystem) ---|Försäljningsorder| ESB
  ESB --- |Ordermeddelanden|ERP  

Sedan gör man likadant med fler flöden så att varje process kan bestå av flera olika system där det system som är bäst lämpat för uppgiften kan ansvara för infomrationen vid rätt tillfälle och sedan likt en stafettpinne lämnas över till nästa system att ansvara för.

Tillräckligt bra

Det finns möjlighet att koppla samman allt med varandra, men det är inte alltid det som man är ute efter. Syftet med detta inlägg är att det idag inte finns ett enda system som sköter allt i hela företaget, men viss information behöver vandra med i flödet i företagets processer.

När du väljer vilka system som ingår i företagets flora av system, se då till att de i första hand ger det stöd till verksamheten som man söker. Integrationerna mellan systemen behöver inte vara fullständig utan tillräckligt bra så att det data som behöver flöda mellan systemen följer med, men inte allt data runt omkring.

Över tiden kommer behoven att förändras och genom att tänka tillräckligt bra får man också möjligheten att byta ut system över tid om inte alla system har all information från varandra.

Vilket är då det centrala systemet?

Varje process i företaget bör ha det stöd den behöver och i vissa fall även delprocesser så att de medarbetare som arbetar i processerna har bäst förutsättningar att göra sitt jobb och skapa intäkter. Systemen som ingår i processen arbetar fram materialet och skickar sedan vidare till nästa steg i flödet.

Det system där man hanterar det fysiska och följer upp kommer och ska i min mening vara ERP. ERP ska känna till de transaktioner som passerar så att man kan mäta och följa upp att företaget använder sina resurser så optimalt som möjligt, men det betyder inte att man ska utföra allt arbete i ERP-systemet, bara se till att data passerar ERP på väg från försäljning ut till utleveranser, tillbaka till fakturan, åter från betalningen och avstämning från banken.

Det finns inte längre ett behov av att köpa ett system som hanterar alla företagets processer. Välj hellre system som gör att medarbetarna har störst möjlighet att göra ett så bra jobb som möjligt och ger kunderna den bästa möjliga upplevelsen av att göra affärer med företaget.

Om ni behöver kontakt med någon som vet hur man kopplar samman system tillräckligt bra, ta då en titt på owlstreet på owlstreet.io och med oss på Jolix som implementationspartner.

Leave a Reply

Your email address will not be published.