För mig som jobbar i butiken också är kassasystemet ett viktigt arbetsredskap som måste fungera smidigt och utan krångel, och ska kunna användas av alla även den minst erfarna t.ex extrapersonal och nyanställda.
Något som en säljare i butik inte vill råka ut för är när kassasystemet krånglar eller att kassasystemet är krångligt, dvs skapar långa köer under bästa säljtid för att funktionerna i kassan gör att betalningarna tar för lång tid och kunden lämnar butiken för att kön är för lång. Det är mycket frustrerande för både säljare och kund.
Byte av både ERP- och kassasystem
Vi har bytt ERP-system och då blev vi tvungna att välja ett nytt kassasystem eftersom det gamla hängde ihop med det gamla ERP-systemet. Efter lite undersökningar kom vi fram till ett kassasystem som skulle ha de funktionerna vi behöver. Vi var nöjda med det vi hade men saknade några funktioner som underlättar då vi har flera försäljningskanaler men samma lager
Vad är POS?
Något som man ofta hör i samband med kassasystemet är POS, det står för Point Of Sale och är både mjukvara och maskinvara, själva kassalösningen så att säga, allt från kassadator, kortterminal skanner, surfplatta osv till själva mjukvaran. Här tänkte jag skriva lite om vårt byte av kassasystem.
Systemets användarvänlighet
När du ska byta så tänk efter vad du vill att kassasystemet ska kunna göra för dig. Ta betalt av kunden är nr1 och det är den viktigaste delen så klart. Det kan alla kassasystem, trixet är hur användarvänligt är det och det är väldigt olika. I perioder så är det lite stressigt i butiken och då är det höga krav på användarvänlighet då vi har extrapersonal som snabbt behöver kunna lära sig kassasystemet.
Ta betalt fungerar ganska smärtfritt i de flesta system men sen finns ju andra funktioner som man gärna vill ha och som ett modernt kassasystem bör stödja, modena system bör dessutom stödja integrationer med andra system för en smidig lösning där man vill kombinera flera.
Sammankopplade lagersaldon
I en multikanalhandel eller omnikanal så är det viktigt att alla säljkanaler ska vara sammankopplade i realtid för att lagersaldona ska fungera. Vi har samma lager för den fysiska butiken och nätbutiken vilket innebär att vi inte vill sälja något på nätet som vi redan sålt i butiken. Uppdateringar av lagret är alltså viktigt för oss.
Har man flera lagerplatser vill man kunna se vad som finna på respektive lagerplats tex i butikerna eller centrallagret och det är så klart samma där, vi vill inte sälja något i butiken som redan är sålt i e-handeln eller tvärt om så då är det bra om ERP-systemet äger lagret och inte kassasystemet.
På önskelistan/kravspecifikationen fanns bland annat:
• Click and collect, eller som vi säger: Hämta i butik. Dvs att kunden kan boka produkten i nätbutiken och smidigt hämta ut ordern i butiken och välja betalningssätt.
• Att kunna leverera ut en order från ERP-systemet i kassasystemet, vi har tex order från nätbutiken, reparationsordrar och kundbeställningar och att kunna välja betalsätt. Stödja olika betalmedel som ligger i tiden, idag är det inte bara kontanter, och kort som är betalmedel, det finns många variationer på betallösningar som behöver vara lätta att implementera redan i betalmenyn på kassasystemet och vara användarvänligt för både kund och handlare.
• Lägga en order i kassan som bokas mot lagret, viktigt för oss som har samma lager för den fysiska butiken och nätbutiken men även när man jobbar i större format och flera säljare på golvet.
• Returer: Dom ska vara enkla, tydligt markerade, gärna en annan färg och ett minus framför summan så man ser att man gör en retur och man bör kunna välja om varan ska läggas tillbaka i lagret eller inte.
• Söka en produkt i kassan, på ett vettigt sätt, jag vill kunna söka en produkt i kassan på olika sätt: t.ex på artikelnummer, leverantörens artikelnummer, sträckkod och benämning. När man står i kassan så har man produkten i handen och då måste man kunna söka på allt och borde vara en standardfunktion i alla kassasystem. Man vill på ett enkelt sätt navigera och hitta produkten och gärna med en bild.
• Prisfråga. Att snabbt kunna skanna en vara i kassan för att se pris utan att behöva göra ett köp eller makulera ett köp.
• Rabatter: Det ska vara lätt att ge en rabatt i kassasystemet. både procent och kronor, ändra ett pris ska vara utan krångel. I kassasystemet vi har idag är nästan omöjligt att göra prisändringar och ge rabatter.
Support är viktig
Och en ack så viktig detalj, när systemet inte fungerar så bör det finnas en riktigt vass supportjänst, det tillhandahåller inte alla. Skräckscenariot är när systemet ligger nere eller något ofungerar efter en uppdatering och du får till svar: våra supporttekniker är på utbildning och är tillbaka nästa vecka och kan hjälpa dig då. Det är inte det svaret du vill ha när kön ringlar sig lång i bästa försäljningstiden, tro mig när jag säger att det svaret existerar i verkligheten..
Backa tillbaka
När vi bytte system så tog vi en lösning för att komma igång som vi tyckte hade det vi sökte efter men det visade sig att så var inte fallet. Vi tittade på ett annat system från början men integrationen mot Business Central var inte klar. Nu när integrationen finns på plats kan vi backa tillbaka och välja kassasystem enligt vår kravspecifikation och inte bara välja ett som i princip bara tar betalt.
