Inventering är något man behöver göra varje år och det är för många något som är laddat med långa listor och ineffektiva metoder. Hos oss är det tvärt om, inventeringen är något vi ser fram emot och den ger oss värdefulla insikter samtidigt som det uppenbara att det är något man måste göra. Vi har utvecklat vårt eget inventeringssystem som ska stödja oss i arbetet och i år var det extra spännande då vi bytt till Business Central som affärssystem. Hur gick det då?
Hur påverkade bytet till Business Central?
Det finns många fördelar med att byta till ett riktigt affärssystem när det kommer till många av de processer man ska hantera kring sina processer, då det finns flera sätt att göra det på i systemet. I Business Central finns det främst två sätt att hantera inventering på. Vår utmaning är att vi har både butik och butikslager som ett lagerställe och sedan övriga lager som vanliga inventeringsbara lager.
Vi valde därför att jobba med vårt eget inventeringssystem och behövde då använda någon av metoderna som erbjuds i BC för att läsa in grunddata.
Inventeringsjournal
I en inventeringsjournal så gör man ett urval på vad som ska inventeras och så får man ut ett underlag som man sedan fyller i. Man kan även skriva ut listor eller ta ut det som ska inventeras som t.ex. en excelfil för smidigare hantering.
Detta hade nog egentligen varit det enklaste valet för att göra en inventering på ett lagerställe. Om man har så få artiklar att man kan stansa informationen om antal inventerade artiklar för hand så är detta den absolut enklaste varianten att hantera en inventering. Bara ta ut underlaget, fylla i och bokföra och så är det klart.
Inventeringsorder
Det här är den lite mer avancerade metoden där man kan dela upp en inventering i flera olika delar så att man smidigt kan distribuera uppgifterna att inventera över flera personer som var och en kan utrustas med t.ex. en handdator för att utföra inventering och sedan plocka in resultatet. Man kan sedan sammanställa och se att alla artiklar verkligen blivit inventerade innan man slutför sina inventeringsuppdrag via inventeringsorder.
Vi valde denna metod då man när man skapat underlaget för ett lagerställe kunde ta ut en lista med samtliga artiklar och dess förväntade antal på lagerstället. Det finns möjlighet att exportera till fil, men vi valde för enkelhetens skull att kopiera raderna och klistra in i excel, då vi bara har ca 3500 artiklar i systemet. Hade vi haft fler artiklar skulle vi såklart gått via fil.
Grunddata för artiklarna
För att vi på ett smidigt sätt ska kunna göra inventeringen har vi flera olika källor till informationen i inventeringssystemet.
- Artikelregistret med uppgifter om benämning, lagerplats, leverantör och leverantörens artikelnummer. Denna integration sker direkt mot ERP-systemet.
- PIM-information med tillverkare, tillverkares artikelnummer, streckkoder och produktbilder. Denna integration sker direkt mot PIM-systemet.
- Information om aktuellt lagersaldo per det datum som inventeringen påbörjas.
Vi ser till att säkerhetskopiera alla grundfiler, då man kan behöva återvända till dessa igen under inventeringen eller vid inläsningen.
Läsa in i inventeringsrutinen
Vi läser in en fil i inventeringsrutinen. Den ena är ett artikelurval på vilka artiklar som ska inventeras och vilket som är saldot per inventeringsdatum för dessa. Detta för att vi ska ha en referens att veta om det blir någon skillnad mot inventerat saldo jämfört med beräknat saldo. Denna fil läser vi in per lagerställe så att man hanterar artiklarna per lagerställe vid inventering och ev justering av saldon.
Vår inventeringsrutin är onlinebaserad och väldigt enkelt konstruerad, så att man på ett så smidigt som möjligt sätt ska kunna fokusera på att söka upp det man ska inventera, räkna och mata in. Vi jobbar med streckkoder så mycket vi kan men där dessa ev saknas är all information som går att hitta på förpackningen sådant som ska göra det lätt att identifiera vad man inventerar.
Hårdvara och personal för smidig inventering
Vårt team för inventering består av både dem som kan sortimentet och de som är snälla och hjälper till att inventera och inte har lika bra koll på vad alla grejorna är för något. Vår utrustning i år bestod av:
- Butikschefen Ulrika som arbetade med sin Mac och en handscanner. Denna körde hon runt med på en vagn och då det är en mac så är batteritiden väldigt bra och man klarar sig utan att behöva stanna upp för att ladda.
- VDn Fredrik som i år valde att jobba med en surfplatta och trådlös bluetoothscanner.
- Maria som är fru till Fredrik och som brukar hjälpa till vid inventeringar. Hon är bra på att räkna men känner inte till sortimentet lika mycket som de som jobbar i företaget. Hon använder också en bärbar Mac, handscanner och en vagn på hjul.
- John som är sonen som ofta ses arbeta med uppgifter i butiken. Han har superkoll på vårt sortiment kring gaming, men fick även jobba utanför det sortimentet i år. Han använde en bärbar PC med handscanner och en vagn.
Planen för inventering var att vi började med butiken för att kunna öppna verksamheten så snart som möjligt. Det fanns bara en och en halv dag ledigt när butiken är stängd, då tiden var i år ovanligt knapp. När vi sedan inventerat butiken och delar av lagret räknade vi med att kunna ha butiken öppen som vanligt och sälja från de lagerplatser som vi redan hunnit inventera.
Hitta artiklar och registrera
Från startsidan där man arbetar kommer man behöva hålla reda på när man byter lagerplats. Annars är sökningen det primära som man jobbar med för att sedan registrera hur många artiklar som finns på den lagerplatsen. Man får en överblick här över vad man inventerat på en lagerplats, vad som tidigare finns registrerat på lagerplatsen samt en vy över vad de andra som inventerat jobbat med.
Vi har primärt gjort de identifierare som går att hitta på förpackningen sökbara:
- Streckkod på förpackningen
- Tillverkarens artikelnummer
- Vårt eget artikelnummer
- Leverantörens artikelnummer
- Benämningen
Om man inte hittar artikeln med streckkod får man gå vidare att söka efter den med någon av de andra sökfälten.
Om inget annat sätt fungerar så använder vi nätbutiken och den ypperliga sökfunktionen från clerk.io som vi implementerat just innan inventeringen och den var till stor nytta när inget annat fungerade och man fick söka på egenskaper eller sådant som inte fanns på produkten att hitta.
När man sökt fram den artikel man ska inventera på den lagerplats man valt att jobba på så får man upp produkten med kort fakta om den samt en bild, vilket gör det lättare att veta att man identifierat rätt produkt. Även om man använder streckkoder finns ju risken att en kod saknas eller i värsta fall blivit felaktigt registrerad, vilket verkar hända för i alla fall 1-2 artiklar per år att de blivit felregistrerade.
Vi valde i gränssnittet att lägga in knappar för de vanligaste antalen så att man kan använda systemet från surfplattan med den trådlösa scannern utan att vara i behov av att använda skärmtangentbordet alls.
Återläsningen
När inventeringen var färdig och underlaget var klar för att läsas in i systemet så väljer vi som bara har 3500 artiklar att inventera att göra en övning där vi kollar upp rimligheten i uppgifterna i excel. Vi byggde in en del rimlighetskontroller i själva inventeringsrutinen, men man kan ändå fånga en del saker via excel och skapade några smarta sökningar som gjorde att vi fick göra några manuella korrigeringar innan den slutgiltiga filen kunde läsas ut och sedan återläsas till en inventeringsorder i ERP-systemet. Där skedde kontroller att allt såg bra ut och sedan var det bara att bokföra inventeringen.
Om man behöver göra eventuella småändringar efteråt så är det med inventeringsorder lätt att skapa underlaget för det som man eventuellt missat att inventera.
När vi ändå nyinventerat gör vi även en kontroll för eventuella produkter som hamnat på fel plats och behöver flyttas till rätt lagerplatser. Det brukar utropas en hel del "Jasså, var det här de hamnat" eller "Äntligen hittade jag den försvunna lampan" när grejor hamnat i fel låda av misstag.
Använda data från inventeringen efteråt
För oss är inventeringen inte bara rolig och nödvändig, den är även en källa till information om var vi faktiskt hittade produkterna. Vi använder det datat långt efter att inventeringens resultat är inläst i ERP-systemet.
