När man säger ERP och betydelsen Enterprise Resource Planning låt det som något bara stora företag har ett behov av, vilket kanske var så tidigare, nu finns det möjligheter för även mindre företag att få en bra översikt över sin tillvaro genom att lyfta in fler affärsprocesser i ett system där systemet blir ett stöd och inte ett hinder i den dagliga verksamheten och gör det möjligt att växa.
Vad ingår i ett ERP-system?
Just definitionen av ett ERP är ju att man ska planera företagets resurser i form av produkter, försäljning, inköp, kunder, lager, marknad, ekonomi och finans. Bara att skriva så många ord i samma mening får det att låta komplicerat, men det behöver det inte vara.
Om jag tar Jolix AB som exempel så är vi en verksamhet som i basen av verksamheten har en konsultverksamhet där vi arbetar med ett fåtal kunder varje månad som köper timmar av oss. Utöver den verksamheten driver vi en e-handel och fysisk butik där vi säljer belysning och eltillbehör till privatpersoner och företagskunder.
Fram till nu har vi haft en hel flora av olika system som hjälpt oss att hålla verksamheten flytande, men nu i vår har vi bestämt oss för att ta tag i detta och skippa en massa onödiga manuella moment och flöden. De processer som vi komme ratt lägga in i ett och samma system är nu:
- Artiklar
- Leverantörer
- Inköp
- Försäljning
- CRM
- Fakturering
- Anläggningsregister
- Ekonomi
Är ett ERP-system bäst på allt?
Ett ERP-system kanske av många betraktas som något lite tråkigt som har ett gränssnitt som kanske inte är lika flashigt som alla de senaste applikationerna som var och en löser en del av helheten. Vi har under några år hanterat vår administrativa tillvaro i ett helt gäng olika system där många steg bygger på att manuellt skriver in siffror och klipper-klistrar mellan system. Det är inte ett så särskilt effektivt sätt att jobba, även om det ser fint ut när man spenderar sina värdefulla timmar i att jobba med samma uppgift i många system.
Ett ERP-system är byggt för att i ett gränssnitt som fungerar som principen att fungera ungefär likadant hela tiden där man i stället ser till att få in företagets nuvarande processer i lösningen och samtidigt gör plats för att växa allt eftersom företaget utvecklas.
Vi tycker såklart att ett ERP-system av idag ska hanteras i molnet och att man ska kunna använda en webbläsare som gränssnitt när man arbetar i systemet.
Välja ett "riktigt" system
Det finns en hel flora olika system som är rätt kompetenta, men där man ändå hamnar i en lösning att alla behöver jobba likadant. Om man vill kunna få ett system där man gör lite med verksamheten så som andra som använder systemet gör och samtidigt väljer ett system där man kan jobba på ett sätt som också passar verksamheten, så kommer man snabbt att konstatera att de "färdiga" system som man bara loggar in och börjar använda inte riktigt räcker om man vill göra något mer än bara registrera och administrera. Vi vill gärna låta ett system hjälpa oss att göra smartare affärer baserat på det sätt vi arbetar och se till att lägga så mycket tid som möjligt på det vi egentligen jobbar med och så lite tid som möjligt på administration.
Vi har valt att gå vidare med Microsoft Dynamics 365 Business Central och håller just nu på att implementera detta tillsammans med samarbetspartnern Brightcom som vi fick chansen att jobba tillsammans med i ett projekt med en gemensam kund. De visade då på att med sin struktur och sin breda erfarenhet att man kan få ett väldigt bra arbetssätt med Business Central som går att växa i.
Då vi även har fysisk butik har det varit superviktigt att hela tiden ha tillgång till ett aktivt lagersaldo både i butik och nätbutik. Med rådgivning från Brightcom har vi valt att implementera kassasystemet Job Office som har en direktkoppling till Business Central där varje försäljning i kassan direkt påverkar lagersaldot och att vi kommer kunna följa upp försäljning och inköp i de olika försäljningskanalerna.
Nyfiken på vad det kostar med Business Central? Läs ett inlägg hos Brightcom kring jämförelse av priser mellan olika system.
I kommande inlägg kommer ni få läsa om hur vi jobbat med implementationen och vilka val vi gjort längs vägen.
