Jag skulle med denna bloggpost beskriva några av de steg som händer från det att man skapar en försäljningsorder tills det att det skapas en faktura när man använder Business Central. Här i flödet finns flera av de orsaker som jag tycker är anledning till att välja ett riktigt affärssystem för att du ska kunna växla upp din verksamhet när försäljningen tar fart.
Om flödet
Ett ERP-system ska gå att konfigurera efter varje företags behov. Det flöde som jag visar här är ett exempel på hur ett sådant flöde kan se ut.
Försäljningsordern
Det första som händer när man säljer något är att det skapas en försäljningsorder, antingen genom att man manuellt fyller i den eller att den skapas via en integration med e-handelssystemet. På försäljningsorder finns det några viktiga begrepp som man behöver reda ut för att kunna styra hur det resterande flödet ska fungera.
Kund
När man väljer kund följer det med en del standardinställningar från kundkortet så att försäljningsordern ska bli så relevant som möjligt. Därför är det vanligt att man ställer in inställningar på kunden så bra som möjligt. Det gäller framför allt när man jobbar med flera olika försäljningsområden med olika moms, valuta och hur försäljningen ska bokföras. Inställningen på kunden gör man via en kundmall. Om kunden man ska skapa försäljningsordern på saknas så skapas den upp av integrationen och då används en lämplig kundmall för att sätta standardvärden på kundkortet.
Betalningssätt
När man ska betala för ordern så behöver det följa med information om vilket sätt kunden valt att betala. Har man Klarna eller Svea så spelar det för systemet inte roll om kunden betalt med kort eller faktura, då hanteringen av betalningen för fakturan sker helt externt. I detta flöde kommer vi titta på hur man betalar via någon extern tjänst.
Tillsammans med betalningssättet behöver det följa med en referens till en betalning så att betalningen när den är genomförd kan stämmas av och fakturan slutligen stängas.
Här kan man även se att priserna på försäljningsordern är inklusive moms.
Fraktsätt
För fraktsättet finns det tre fält man kan fylla i. Den första är transportören som anger om det är t.ex. DHL eller Postnord som ska leverera paketet. Det andra är transportörens tjänstekod som kan vara t.ex. Varubrev eller Mypack för Postnord eller Service Point för DHL. Det tredje är om man vill lämna information om vilket utlämningsställe som kunden valt om man har den möjligheten i sin e-handel.
Valuta och rörelsebokföringsmallar
När man säljer något behöver man se till att man säljer i rätt valuta och med rätt inställningar. Det är rörelsebokföringsmallen som bestämmer vilka regler som ska gälla för t.ex. moms i kombination med inställningarna på de artiklarna som ligger i varukorgen. Om man t.ex. väljer försäljning nationellt till privatpersoner och företag så gäller vanlig moms. Om man däremot väljer en rörelsebokföringsmall som gäller export till t.ex. Norge så sker bokföringen momsfritt för kunden men i bakgrunden kommer ändå momstransaktionerna att behöva ske i affärssystemet. Valutan styr såklart vilken valuta siffrorna gäller för.
Lagerställekod för orderhuvudet
En order kan innehålla artiklar från flera olika lagerställen. Vi har valt att sätta lagerstället på orderhuvudet till e-handelslagret när det är en order via nätbutiken. I praktiken är det sedan ändå lagerstället på varje orderrad som bestämmer varifrån en rad ska levereras.
Fullständig eller delleverans?
Om man bara jobbar med fullständliga leveranser och lagerplockningar så vill vi i vårt fall ha alla försäljningsorder med inställningen att de ska fullständigt levereras för att man ska kunna skicka dem vidare till lagerplockningar så att man inte av misstag råkar skicka ut 3 av 4 om det skulle ha uppstått en brist av en artikel.
Orderraderna
När man säljer något via en försäljningsorder är det praktiskt av många anledningar att det man säljer är artiklar. Här handlar det om artiklar som fysiska varor och artiklar som tjänster som t.ex. en fraktkostnad. Om man jobbar med artiklar fungerar det oftast smidigast för att matcha vad som är levererat mot det som är debiterat via t.ex. Svea så att man kan markera vilka rader som har levererats. Man fyller i antalet och lagerstället. Man låter ofta e-handeln styra försäljningspriset och eventuella rabatter och lägger upp rabatterna på orderradsnivå. Inställningarna på orderraderna med t.ex. moms, bokföringsinställningar och annat kommer i de flesta fall korrekt från artikelkorten.
På orderraderna kan man sedan se om någon av orderraderna kommit längre i flödet och kanske utlevererats eller rent av fakturerats redan.
Status på ordern
När man skapar ett nytt dokument i Business Central så är det öppet. Det innebär att inga reservationer skapas och i regel går ingen logik mot öppna order. Det är först när man släpper den som man räknar bort mot lager från försäljningsorder.
I många integrationer väljer man ändå att räkna bort de öppna försäljningsorder i det lagersaldo som visas som säljbart saldo i en nätbutik.
När man sedan släppt ordern går den inte att ändra på. Det går däremot att öppna en släppt order igen, men om det finns andra dokument kopplade mot ordern så är man begränsad i vad man får ändra på.
Lagerplockningen
För att hantera en försäljningsorder och se till att den levereras finns det flera olika alternativ. Om man gör logistiken själv kan det finnas en fördel att gå via lagerplockningar för att hantera varje order. Vi har valt att skapa lagerplockningar av våra frisläppta försäljningsorder så att lagret kan hantera dem i nästa steg. Då vi hanterar våra order en och en vid utleveransen har vi byggt en egen funktion hos oss för att skapa en samlingsplocklista av de lagerplockningar som man väljer att plocka samtidigt. BC innehåller funktioner för detta också, men i denna bloggen visar vi på flödet med en lagerplockning mot en försäljningsorder.
Så snart man skapat en lagerplockning blir orderraderna på försäljningsordern låsta och det går inte längre att ändra på dessa även om man öppnar ordern igen. Det går däremot att öppna ordern, lägga på nya rader och sedan skapa ytterligare en lagerplockning om fler leveranser behöver göras på en order.
I lagerplockningen finns det möjlighet att styra hur många antal av respektive artikel som går ut mot en försäljningsorder. När man registrerat hur många artiklar som ska skickas ut mot vad som är beställt så väljer man att bokföra lagerplockningen. Man kan göra den i två steg eller i ett steg lite beroende på hur man vill hantera följesedlar.
Vi bokför lagerplockningen och väljer att leverera lagerplockningen. Då blir den utleverarad, men orderraderna på ordern är ännu inte fakturerade.
Lagerplockningen tas bort när den är bokförd och det skapas en bokförd försäljningsutleverans som är underlaget för en följesedel som vi bifogar i paketet. Denna är en rapport som man, som alla andra rapporter, kan välja att anpassa så att den innehåller den information man vill ska synas mot kunden när man lägger med plocklistan i paketet.
Det finns en del som väljer att inte skicka med någon plocklista i paketet och bara skicka denna digitalt, men vi väljer ändå att skicka med den för att göra en sista verifiering att det man packat överensstämmer med vad som kommer att faktureras senare.
Återblick på försäljningsordern
När man gjort en utleverans mot en försäljningsorder så kommer de orderraderna som levererats (förhoppningsvis alla) ha fått en siffra i antal som blivit utlevererat. Antal fakturerat kommer ännu att vara blankt.
Om alla rader kunnat levereras sätts fältet ”Fullständigt levererad” till Ja och det går att hitta dessa order som ska faktureras.
Fakturera
Om man använder en extern betalningsleverantör så är det såklart viktigt i samband med faktureringen att man även aktiverera de raderna på fakturan hos Klarna eller Svea som blivit fakturerade i BC. När fakturan skapas kommer man därför lite beroende på vilka tillägg man har installerat, vi har PSP Connect från N3Vis, och då kommer fakturan att aktiveras hos Klarna eller Svea så snart som vi fakturerat kunden. Om något går fel vid aktiveringen av fakturan så blir fakturan inte korrekt skapad och man riskerar inte att ha fakturor som hänger i luften.
När fakturan skapas och bokförts så kommer själva dokumentet som är försäljningsordern att tas bort och om man så valt det arkiveras. Den försvinner då från listan över försäljningsorder.
Det händer mer
Dessa skärmbilder och text var såklart bara en liten, liten del av flödet som händer, men jag hoppas ändå att om du funderar på att välja Business Central som ditt ERP-system så ska du veta att det finns möjligheter att sätta upp ett flöde som fungerar för dig och din verksamhet. Passar på att bifoga en liten flödesbild som visar flödet på vad som händer lite mer i detalj, men detaljerna återkommer jag med i nästa inlägg.
