Skip to the content

Alterantiv för utleveranser för e-handeln med Business Central

En viktig del vid införandet av ett ERP-system är att man tar reda på hur man kan effektivisera flödet för utleveranser. När man väljer Business Central finns det inte bara ett sätt att göra det på, du har dessutom möjlighet att anpassa flödet i takt med att verksamheten växer. Så här resonerade vi när vi valde vårt flöde i Business Central.

När order kommer in i systemet

Vi får in order från flera olika kanaler. Det finns order som kommer direkt via nätbutiken och landar i systemet och när man beställer på nätet går det bara att beställa av sådant som finns i lager, så för en ren nätbutik som säljer från eget lager skulle den enkla lösningen vara att jobba med utleveranser baserat på de försäljningsorder man får in.

För oss kommer order inte bara in via nätbutiken utan även via e-post när det gäller inköp från större organisationers inköpssystem t.ex. eller från våra avtalskunder som ofta beställer och vill ha något levererat oavsett om vi har det i lager direkt eller om det dröjer några dagar till leverans.

Sedan har vi kanalen som är den fysiska butiken där man kommer in och beställer av oss när det är något vi inte har i lager eller något som ligger utanför vårt ordinarie sortiment som vi behöver köpa in från våra leverantörer.

Det betyder att våra försäljningsorder är en blandning mellan sådant som går att leverera direkt kombinerat med sådant där vi väntar på inleveranser för att kunna göra utleveranser.

Flera möjliga alternativ för flöde

I vårt tidigare ERP-system fanns bara möjligheten att leverera ut mot försäljningsorder och då vi ofta har många öppna order kunde det ligga så många öppna order som väntade på varor att man inte kunde se på ett vettigt sätt vad som faktiskt gick att leverera ut. Det hände även att vi missade att hitta de order som faktiskt gick att leverera ut just för att det blir en överblick som kunde varit mycket bättre.

Med Business Central öppnade sig flera olika möjligheter. En av de första vi tittade på var att använda ett lite mer avancerat flöde där man från försäljningsorder skulle skapa ett distributionsdokument och sedan möjlighet att skapa en samlingsplocklista som man sedan kvitterade och därefter kunde fortsätta med utleveranserna.

Fördelen med flödet var att det skapade en möjlighet för olika personer att hantera olika steg i processen där man via samlingsplocklistor väljer hur många order man ska plocka och när dessa är färdigplockade så kan man börja utleverera därifrån. Man kan då dessutom hantera var respektive plocklista finns lagrad i ett distributionsområde. För vår del där det oftast är samma person som både plockar och levererar ut ordern så blev detta flöde lite för mycket för oss i vår verksamhet.

Det riktigt bra med det flödet är dock när man har olika personal som arbetar med plock och pack. Då kommer man registrera varje lagerplockning och det finns stöd för att hantera när det ev fattats artiklar som inte gått att plocka.

För oss var även det något som just i detta läge skapar en onödig administration.

Nästa variant vi tittade på var att gå via ett flöde med plocklistor och leverera ut direkt per order.

Då arbetar man med ett enklare flöde där det skapas en plocklista för varje order som man sedan utlevererar. Man plockar varje order för sig och får i den meningen en lättare hantering och större säkerhet i att alla orderrader plockats korrekt. Nackdelen är att så fort man ska hantera fler än en 3-4 order så blir det allt för mycket springande för att återvända till samma område hela tiden då många av våra order varje dag innehåller samma artiklar.

Lösningen vi valde

Den lösning vi valde blev en kombination av en plocklista per order och möjligheten att plocka flera order vid samma tillfälle.

Bilden kan se komplicerad ut, men den visar att vi då kan välja vilka order och hur många vi vill ha med på en samlingsplocklista. Urvalet av vilka order vi ska ta med på samlingsplocklista baseras på:

  • Valt fraktsätt. Sådant som ska med DHL behöver bokas före sådant som ska med Postnord. De som ska hämta något i butik kan vi hantera även efter stopptid för någon av transportörerna.
  • Order som behöver någon form av specialhantering (t.ex. metervaror) gör vi efter att ha packat de som är enkla att hantera.

I vår samlingsplocklista väljer vi att ta med så mycket information om artikeln som möjligt så att den ska vara lätt att plocka, även för extrapersonalen. Det betyder att vi inkluderar även streckkod och alla artikelnummer som kan tänkas finnas på förpackningen.

När man sedan ska göra utleveransen väljer man vilken plocklista man utlevererar, fyller i vad som går att leverera ut och bokar sedan upp sändningen mot Unifaun och rätt transportör baserat på dels det kunden valt, men eventuell överstyrning vi behöver göra baserat på paketets storlek och vikt. Därefter skickar vi med en följesedel och klistrar på etiketten på paketet.

Fakturan bokförs när ordern utlevererats, vilket också aktiverar den hos vår betalningsleverantör Klarna.

Om logistikflöde i ett ERP-system

Genom att välja ett ERP-system ger det också dig och din organisation flexibiliteten att välja det sätt som du bäst vill jobba med för utleveranser. Möjligheterna är såklart många fler än det jag visat på här, vi testade sju olika konfigurationer innan vi blev nöjda med det resultat vi kommit fram till att börja jobba med. Längre fram kommer vi även att koppla på verifiering av det vi plockar och skickar ut med hjälp av streckkoder. Fördelen för oss som även jobbar med fysisk handel är att vi har streckkoder på nästan allt vi säljer, vilket vi ska se till att utnyttja, men det blir till efter sommaren...

 

 

 

 

 

Om författaren

Fredrik Gustavsson

Fredrik är IT-konsult sedan många år tillbaka och arbetar nu främst med lösningar för handel i flera kanaler så som med kunder som säljer både via e-handel, i butik och fler försäljningskanaler. Som oberoende konsult kan Fredrik välja de lösningar som passar varje kund utifrån dess behov.

Om Jolix AB

Jolix är ett IT-konsultföretag i Boden som arbetar med IT-strategi, PIM (Product Information Management) och expertkonsultverksamhet. Vi driver också butiken pålyset.se som du kan besöka på nätet eller på Kungsgatan 26K i Boden.

Jolix AB
Kungsgatan 26K
96134 BODEN
0921-360 350